Factuur niet betaald? Dit zijn je stappen als ZZP'er

Je hebt netjes je werk geleverd, de factuur verstuurd — en niets. Geen betaling, geen reactie. Dit overkomt bijna elke ZZP'er wel eens. De vraag is niet of je actie onderneemt, maar hoe en wanneer.

Stap 1: stuur direct een betalingsherinnering (dag 3)

Wacht niet langer dan drie dagen na de vervaldatum. Stuur een vriendelijke herinnering waarin je ervan uitgaat dat betaling vergeten is. Vermeld het factuurnummer, het bedrag, je IBAN en een nieuwe betalingstermijn van 5 werkdagen.

Vriendelijke toon werkt beter dan je denkt: het merendeel van de betalingen na de vervaldatum komt binnen na de eerste herinnering. Veel klanten zijn het gewoon vergeten.

Stap 2: formele aanmaning met wettelijke rente (dag 7)

Geen reactie op de eerste herinnering? Dan schakel je een toon hoger. In de tweede aanmaning vermeld je:

• Dat je een eerdere herinnering hebt gestuurd (met datum) die onbeantwoord is gebleven
• Dat vanaf de vervaldatum wettelijke handelsrente verschuldigd is (art. 6:119a BW, ca. 12%/jaar) bij B2B-facturen
• Een harde betalingstermijn: binnen 5 werkdagen

Deze stap verandert de psychologie: de klant ziet dat jij serieus bent en de wet kent.

Stap 3: laatste aanmaning met incassodreiging (dag 30)

Na 30 dagen zonder betaling is het tijd voor de laatste aanmaning. Dit is een formele brief waarin je aangeeft dat je het dossier gaat overdragen aan een incassobureau als er niet binnen 48 uur betaald wordt. Vermeld ook:

• De buitengerechtelijke incassokosten (BIK, minimaal €40) die bijkomen
• De opgelopen wettelijke rente tot die datum
• Een absolute deadline

Stap 4: incassobureau of rechtbank

Als ook de laatste aanmaning niets oplevert, heb je twee opties:

• Incassobureau — voor bedragen tot ca. €10.000 de meest kostenefficiënte route. Het bureau int voor jou en rekent een percentage van de opbrengst (of een vaste vergoeding). Jij ontvangt dan netto minder, maar je bespaart tijd en stress.
• Kantonrechter (dagvaarding) — voor kleine vorderingen kun je zelf procederen bij de kantonrechter. De griffiekosten beginnen bij ca. €85. Bij een toewijzend vonnis betaalt de verliezende partij de proceskosten.

Voorkomen is beter dan genezen

De meeste betalingsproblemen zijn te voorkomen met goede werkafspraken:

• Gebruik altijd een opdrachtbevestiging of offerte vóór je begint
• Spreek betalingstermijnen af (standaard 14 of 30 dagen netto)
• Factureer direct na oplevering, niet weken later
• Vraag bij grote opdrachten een aanbetaling van 30–50%
• Stuur automatisch herinneringen — zodat je er zelf niet meer aan hoeft te denken

Automatiseer het opvolgingsproces

Handmatig achter facturen aanlopen kost gemiddeld 1 à 2 uur per maand — en dat is tijd die je niet verdient. Factuurherinnering stuurt automatisch de juiste e-mail op dag 3, 7 en 30, met de correcte juridische verwijzingen, in professioneel Nederlands. Jij hoeft niets te doen.

Samenvatting

• Dag 3: vriendelijke herinnering
• Dag 7: formele aanmaning + wettelijke rente (B2B)
• Dag 30: laatste aanmaning + incassodreiging (48 uur)
• Daarna: incassobureau of kantonrechter
• Voorkomen: goede contracten + aanbetaling + automatisch herinneren